Het nieuwe werken
Of je nu als werkvoorbereider in het groenbeheer in de buitenlucht je e-mail controleert, of achter een bureau beleidsstukken voorbereidt; we zijn het gewend altijd en overal ons werk te kunnen doen. Dit geldt niet alleen voor gemeenten en andere overheidsorganisaties: ook bedrijven zijn massaal over op het nieuwe werken. De werkplek voor een gemeente is echter anders dan de werkplek voor een ‘doorsnee’ bedrijf.
Frank van Leeuwen Product Owner Managed Modern Workplace
Het hybride werken is volledig ingeburgerd. Om deze manier van werken mogelijk te maken, is een moderne werkplek nodig. Een werkplek die medewerkers in staat stelt plaats-, tijd- en deviceonafhankelijk te werken. Is een medewerker op locatie bezig met een keukentafelgesprek? Ook dan moeten e-mail, Word en de Suite4 Sociale Regie gewoon beschikbaar zijn.
Waar moet je op letten bij een werkplek voor gemeenten?
Focus op beveiliging: Cybersecurityissues, zoals malware, ransomware, phishing en zeroday attacks, liggen altijd op de loer. Een werkplek moet medewerkers en organisaties beschermen en daarom voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Ook is het belangrijk dat je voldoet aan de nieuwe NIS2-richtlijnen.
Integraal samenwerken binnen én buiten de gemeente: Burgers worden beter en sneller geholpen wanneer alle overheidsinstanties optimaal met elkaar samenwerken op politiek, bestuurlijk en ambtelijk vlak. Met de werkplek heb je alle applicaties bij elkaar en kun je direct binnen en buiten de organisatie samenwerken met documenten én digitaal vergaderen.
ICT-kosten stijgen: De ICT-kosten stijgen doordat gemeenten voldoende gekwalificeerd personeel moeten aannemen. Een lastige opgave met de huidige arbeidsmarkt en de war on talent. Met de moderne werkplek zijn veel zaken, zoals beheer, beveiliging en integratie van systemen, al standaard beschikbaar. Dit betekent dat je geen extra experts hoeft aan te nemen.
VNG-overeenkomst: Vanuit de mantelovereenkomst tussen de VNG en Microsoft heb je als gemeente specifieke mogelijkheden, zoals een compliancy-center én de toepassing van Nederlands recht. De gemeentelijke werkplek is natuurlijk toegespitst op alle mogelijkheden uit de VNG Overeenkomst.
Vergrijzing: 33% van de medewerkers van gemeenten is zestig jaar of ouder. Zowel jongere als meer ervaren medewerkers moeten eenvoudig digitaal kunnen werken. Gebruikersgemak is hierin het sleutelwoord. De gemeentelijke werkplek bevat een toegespitst adoptietraject, waarbij de verschillende generaties de ondersteuning krijgen die ze (eventueel) nodig hebben om het beste uit de gemeentelijke werkplek te halen.
Door deze aandachtspunten centraal te zetten in onze aanpak, zorgt Centric voor een moderne werkplek die volledig is afgestemd op de gemeentelijke uitdagingen. Dit doen we door de Microsoft 365-technologie specifiek in te richten, zodat meetbaar invulling wordt gegeven aan die uitdagingen.
Employee choice
Je medewerkers zelf laten bepalen waarmee zij werken. Het is bewezen dat dit zorgt voor een verhoging van de productiviteit en het behoud van talent. Employee choice noemen wij dit. Binnen de gemeentelijke werkplek is het mogelijk om medewerkers zelf hun devices te laten kiezen. Microsoft-devices, maar ook de devices van Apple waar een groeiende vraag naar is of apparaten die worden aangestuurd door Android.
Aanpak
De sleutel tot het succes van de gemeentelijke werkplek is de mens. De techniek heeft alleen een ondersteunende rol. Door bij de implementatie de adoptie en acceptatie centraal te stellen, maak je als organisatie hét verschil. Als IT-partner nemen wij naast de zorg voor de implementatie ook het beheer en het support van de werkplekomgeving volledig uit handen. Hierbij focussen wij ons altijd op de mensen die de werkplek gebruiken, zodat zij de nieuwe mogelijkheden snel accepteren. Wij baseren onze aanpak op best practices van Centric en Microsoft. Door dit te combineren met onze domeinkennis en kennis van de VNG-afspraken en de BIO, kunnen wij een werkplek realiseren die volledig is afgestemd op jouw organisatie. Onze aanpak bestaat uit vier stappen, waarbij mens, beveiliging, transformatie naar een moderne IT-organisatie en continue innovatie centraal staan.
Onderstaand figuur geeft een korte impressie van deze stappen.
Focus op beveiliging
Het open karakter van de cloud vraagt om moderne beveiligingsmaatregelen. De focus is daarom verlegd van de fysieke beveiliging van de IT-omgeving, naar de beveiliging van identiteiten, devices, applicaties en data. Om de veiligheid in alle omstandigheden te garanderen, gaan wij uit van het Zero Trust-model: never trust, always verify. Deze aanpak kenmerkt zich door het principe dat niets als veilig wordt beschouwd en er altijd verificatie plaatsvindt op basis van de identiteit en het gebruikte apparaat. Daarnaast hebben wij de BIO-eisen vertaald naar specifieke eisen voor de werkplek. Deze eisen richten wij standaard in bij elke werkplek. Compliancy met de BIO is zo snel geregeld.
Samenwerken
Mensen werken graag samen. Denk bijvoorbeeld aan integrale beleidsontwikkeling via programmatisch en projectmatig werken. Maar samenwerken met collega’s, ketenpartners of burgers is een behoorlijke onderneming. Niet iedereen heeft toegang tot dezelfde systemen, weet waar collega’s (mee bezig) zijn en wat de juiste manier van communiceren is.
Lees ons artikel Integraal samenwerken binnen de gemeente voor meer informatie over onze visie op samenwerken binnen de gemeente.
Hulpmiddelen
Natuurlijk zijn er allerlei handige hulpmiddelen die samenwerken mogelijk maken. Het is echter de vraag of gemeenten controle hebben over deze systemen en de informatie die via deze kanalen wordt gedeeld. Een toepassing als WhatsApp is privé handig, maar het is geen veilig zakelijk kanaal. Want wie bepaalt wie toegang heeft tot het gesprek? Wie houdt controle op de gedeelde documenten en de plek waar de documenten staan? Als deze vragen niet duidelijk zijn, kan schaduw-IT zijn kop opsteken. Wij geven in de bewustwordingsfase inspiratiesessies, waarin we laten zien hoe we het samenwerken binnen de gemeente kunnen bevorderen. Met het Microsoft 365-platform beschikken we al over de juiste techniek. Het is de kunst die techniek zo in te zetten, dat het extra efficiëntie en kennisdeling oplevert. Dit bereiken we door adoptie een integraal onderdeel te laten zijn van onze aanpak.
Innoveren
Innovatie ontstaat waar medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen om te zoeken naar nieuwe manieren om dingen beter te doen. Bij een moderne werkplek hebben medewerkers handvatten om te optimaliseren, terwijl je de kwaliteit kunt blijven borgen. Door binnen de werkplek met PowerApps te werken, kun je specifieke processen goed organiseren en ondersteunen. Met mogelijkheden als low code en Robotic Process Automation (RPA), die standaard onderdeel zijn van de moderne werkplek, werk je direct aan meerwaarde, terwijl de implementatiekosten laag blijven.
