Perspectief gemeente Noardeast-fryslan en Centric
Henk Verbunt & Dieneke Schouten
Henk Verbunt
Gemeentesecretaris/algemeen directeur Noardeast-Fryslân
Meer woningen, een betere bereikbaarheid, het behalen van klimaatdoelen... het realiseren van politieke ambities vraagt om een goed werkende interne organisatie. Daarom gaan bedrijfsvoering en digitalisering bestuurders aan, zeggen Dieneke Schouten (Centric) en Henk Verbunt (gemeente Noardeast-Fryslân). Ze weten wel een paar slimme vragen die bestuurders kunnen stellen om de interne organisatie de juiste richting op te sturen.
Fotografie: Marieke Balk
Gijzelsoftware
Dieneke Schouten en Henk Verbunt zijn allebei operationeel verantwoordelijk voor een omvangrijke organisatie: Schouten als operationeel directeur van Centric Public Sector Solutions (500 FTE), Verbunt als gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Noardeast-Fryslân (600 FTE).
Waar liggen zij wakker van? Beiden noemen cybersecurity. Verbunt: “Ik heb de gemeentesecretaris van Hof van Twente al een paar keer hun verhaal over gijzelsoftware horen vertellen en ik krijg er elke keer weer pijn in mijn maag van. Ik lig zelden wakker van mijn werk, maar daar maak ik mij zorgen over.” Terecht, vult Schouten aan: “Huib Modderkolk heeft gelijk met zijn boek ‘Het is oorlog maar niemand die het ziet’. Wij zien een verhoogde activiteit aan de grenzen van ons netwerk, we hebben voor sommige partijen interessante klanten. Het is een onderwerp dat wij heel serieus nemen.”
De feiten
Verbunt noemt twee andere onderwerpen die hem bezighouden: datagedreven werken en dienstverlening. “Bij gebrek aan gegevens zijn beslissingen te vaak gebaseerd op aannames die nooit goed zijn onderzocht. Ik zou heel graag meer datagedreven willen werken.” Tot voor kort was dat voor kleinere gemeenten te duur, maar in Friesland werken diverse organisaties nu samen in de coöperatie Data Fryslân, waardoor datagedreven werken ook voor kleinere gemeenten mogelijk wordt. “Het zou mooi zijn als we niet alleen ons beleid op data baseren, maar ook meten wat het daadwerkelijk oplevert. Zodat we de effecten van beleid inzichtelijk kunnen maken en daarmee de kwaliteit kunnen verbeteren.” Ook de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening mag beter, zegt hij: “Wat in de e-commerce gangbaar is, zoals track & trace, zou ook bij ons normaal moeten zijn. Daar hebben we nog veel te doen, want onze organisatie voelt voor inwoners te vaak als een black box. We weten soms zelf niet eens precies wat de status van een aanvraag is.”
Dieneke Schouten Directeur Centric Public Sector Solutions
Het goede voorbeeld
De onderwerpen die Verbunt en Schouten bespreken, gaan over bedrijfsvoering en digitalisering. Gaat dat bestuurders aan? Jazeker, zeggen ze. Schouten: “Een gemeente maakt met goede dienstverlening het verschil voor haar inwoners. Een goede dienstverlening begint in de bedrijfsvoering en wordt ondersteund door de informatievoorziening.” Enige basiskennis van de informatievoorziening is daarom nodig, zeggen ze. Verbunt: “Bestuurders en ook veel van mijn collega gemeentesecretarissen hebben de neiging om de informatievoorziening te zien als iets onder de motorkap, waar ze geen verstand van hoeven te hebben. Maar het is inmiddels zo allesbepalend voor hoe je als organisatie functioneert, dat je het niet langer van je af kunt schuiven.
Natuurlijk gaat niemand de politiek in met als doel om een zaaksysteem in de organisatie in te voeren. Maar dat systeem is wel een noodzakelijke basis, die je nodig hebt om politieke ambities te realiseren.” Er komt nog een aspect bij, zegt hij: leiderschap. “Bij leiderschap hoort ook het goede voorbeeld geven. Het werkt heel simpel in organisaties: wat de leidinggevende doet, doen de medewerkers ook. Dat gaat over gedrag, zoals het gebruik van nieuwe software. Het kost tijd en energie om medewerkers daarmee te leren werken en het helpt als de bestuurder het goede voorbeeld geeft.”
Kies de informatievoorziening die bij je past
Bij de keuze van software door gemeenten is iets vreemds aan de hand, zegt Verbunt: “Gemeenten zijn geneigd om de meest geavanceerde software te kiezen en vervolgens kunnen ze er nauwelijks iets mee omdat het mijlenver af staat van hoe ze werken. Soms zorgt het ervoor dat de organisatie niet eens meer kan werken.” Zijn advies: kies wat bij je past. “Bestuurders laten zich snel enthousiast maken voor alles wat mogelijk is, maar je kunt beter kijken naar wat de organisatie aankan.” Hoe doe je dat, terwijl je uiteraard ook wilt verbeteren? Schouten: “De technologische ontwikkelingen gaan snel en dat maakt het heel verleidelijk om overal in mee te willen gaan. Daar worstelen wij ook mee, hoor. Het gaat erom dat je het juiste tempo vindt, eentje waarin de hele organisatie kan meekomen. Wij doen dat door klein te beginnen, iets uit te proberen en van daaruit verder te gaan.”
Gebruikersvereniging
“Als het gaat om financiën, dan vindt iedereen het vanzelfsprekend dat managers en bestuurders weten waar het over gaat. Dat zou ook voor informatievoorziening moeten gelden,” zegt Verbunt. Hij ziet nog te vaak dat binnen een gemeente de mensen van de automatisering (A) en informatievoorziening (I) de beslissingen over nieuwe software nemen,
terwijl eigenlijk de mensen vanuit de afdelingen dat zouden moeten doen. Zij gaan er immers mee werken. Zij zouden een volwaardige gesprekspartner moeten zijn voor de A en I-mensen. In de Gebruikersvereniging Centric werkt dat goed, zegt hij. In die vereniging (die is opgericht en wordt gefinancierd door gemeenten) zijn bestuurders vertegenwoordigd die namens de gebruikers met Centric overleggen. “Het levert boeiende gesprekken op. Je wordt als gemeente een veel betere opdrachtgever als je het op dat niveau belegt,” zegt Verbunt. Schouten: “De Gebruikersvereniging is heel belangrijk voor ons, het geeft de kans om in goed overleg dingen af te stemmen. Zowel qua ontwikkeling van software als wat er vanuit wet- en regelgeving aankomt.” Verbunt besluit: “Eigenlijk zou elke gemeente binnen de eigen organisatie een kleine gebruikersvereniging moeten hebben. Waarin mensen vanuit de afdelingen praten met de mensen van automatisering en informatievoorziening.”
slimme Vragen
- Kunnen wij getroffen worden door een digitale aanval, zoals de gemeente Hof van Twente overkwam? En wat doen we als dat gebeurt?
- Vraag bij een beleidsstuk ‘weet je het zeker en hoe weet je dat’? Op basis van welke feiten is het geschreven?
- Wat gebeurt er binnen de organisatie met een aanvraag van een inwoner? Kunnen we precies zien wat de status ervan is en weten we wanneer de inwoner antwoord krijgt? Welk informatievoorzieningssysteem is hiervoor nodig? En voor mijzelf: ben ik bereid om ambassadeur van deze werkwijze en dat systeem te zijn?
- Past onze software bij hoe onze organisatie werkt?
- Heeft beleid zin gehad, hoe weet je dat en weet je het zeker?
