Gemeente Harderwijk
Moniek de Ridder | Teamleider KCC
Frank Lieuwen | Projectleider Dienstverlening
Eerst het doel en dan de tool
Moniek valt meteen met de deur in huis: “Digitalisering van onze diensten heeft een gigantische vlucht genomen door corona. Veel ging op slot en hoe zorg je er dan voor dat je dienstverlening doorloopt? Daar is maar één antwoord op te geven: door digitalisering. Het past ook bij de behoefte van de inwoners van vandaag. En je ziet zaken in de loop van de tijd veranderen. We hebben nu bijvoorbeeld te maken met een generatie die het lastig vindt om te bellen. Gelukkig kan een groot deel van de mainstream diensten nu digitaal. En daar helpt Centric ons bij!"
Met de iPad naast de kist
Frank sluit zich daarbij aan: Door corona is de digitalisering veel harder gegaan. Als je me twee jaar geleden had gevraagd, dan had ik dat niet zo bedacht. De maatschappij verwacht het van ons, het voorziet duidelijk in een behoefte. We bekijken het ook – gelukkig – steeds meer vanuit de inwoner. Iemand wil geen verhuizing doorgeven maar iemand wil verhuizen. Dát is zijn belevingswereld. De gemeente heeft de taak om die belangrijke gebeurtenissen in het leven van de inwoner zo gemakkelijk mogelijk te maken.
We zijn nu bezig met het implementeren van de eDienst Aangifte overlijden. Dat is een redelijk afgebakende dienst waar minder fysiek contact voor nodig is. Vooral voor de begrafenisondernemer is het een stuk efficiënter geworden. Hij kan bij wijze van spreken met zijn ipad naast de kist alles regelen. Bij de eDienst Doorgeven verhuizing werkt het proces voor ons als gemeente juist weer efficiënter. We kunnen de informatie sneller verwerken. Waar echt persoonlijk contact nodig is met de inwoner of ondernemer, daar is nu ook meer ruimte en tijd voor.
Gluren bij de buren wordt steeds interessanter
Met Zeewolde en Ermelo hebben we een samenwerkingsverband. We trekken met zijn drieën op en digitalisering helpt daarbij. We kijken sneller bij elkaar in de keuken en krijgen zo ook een betere samenwerking. Het ‘gluren bij de buren’ wordt steeds interessanter. Ook op landelijk niveau. Het is in niemands belang als alle gemeenten ieder het wiel uitvinden. Binnen de expertgroep van Centric, waar wij ook deel van uitmaken, kun je direct de vragen stellen die bij jouw burgerzaken aan de hand zijn. En aan anderen vragen hoe zij dat hebben ingericht. Wat ook goed werkt, is dat de deelnemers aan de expertgroep een gemêleerd gezelschap vormen. Voor Centric is het weer fijn om geluiden direct vanuit de klant te horen.” Over Harderwijk zijn al vermeldingen te vinden vanaf de 17e eeuw. De oude hanzestad in Gelderland telt zo’n kleine vijftigduizend inwoners. Zeewolde is bijvoorbeeld weer een veel nieuwere gemeente aan de andere kant van het water in Flevoland. “Qua cultuur vallen de verschillen erg mee. Maar de aantallen van bijvoorbeeld de overlijdens en geboortes zijn wel echt anders. In het geval van Harderwijk komt dit onder andere door de aanwezigheid van een ziekenhuis. Door de verschillen houden we elkaar scherp en kunnen we zaken handiger doen. De redenatie dat we iets al jaren zo doen, is minder snel een argument op die manier. We leren van elkaar. Ook dat het soms gewoon beter is om opnieuw te beginnen in plaats van te verbeteren van wat er al is. Een applicatie bijvoorbeeld blijft een middel. Ofwel: ‘eerst het doel en dan de tool’.”
‘Voor Centric is het weer fijn om geluiden direct vanuit de klant te horen.’
Meten is weten
Een ander middel waar Harderwijk mee experimenteert is Piwik Pro. “Binnen deze pilot van Centric kijken we in de eDienst Doorgeven verhuizing naar het meten van onze online dienstverlening. Een soort analytics. We kijken niet alleen naar hoe vaak de dienst wordt gebruikt, maar ook welke route de inwoners nemen en wanneer iemand uit het proces stapt. Het kan zijn dat iemand gewoon even rondkijkt om daarna goed voorbereid met de juiste documenten bij de hand terug te komen. Maar het kan ook zijn dat de routing niet goed is, of onze communicatie niet helder is. Zo proberen we de digitale klantreis beter te begrijpen en de dienst te verbeteren.
Zelfs collega's zijn verrast
Ondanks alle verbeteringen kleeft aan een gemeente toch nog een stroperig imago. “De media kiest vaak de slechte voorbeelden en vergroot die soms uit. Maar ja, voor je paspoort kun je niet kiezen, je moet naar de gemeente. Voordat dit beeld breed verandert, zal er nog wel wat tijd overheen gaan. Ik vind dat we ook zelf aan zet zijn om het imago en de dienstverlening anders in te vullen zodat je mensen verrast. Van oudsher zijn we er niet zo goed in om onszelf te laten zien. Via social media gaat dat al wel beter en daar krijgen we ook positieve reacties op. Bijvoorbeeld hebben we pas gecommuniceerd dat we, samen met twee andere gemeenten, als eerste via Whatsapp bereikbaar zijn via het vaste nummer.
Een ander leuk voorbeeld van verrassen hebben we bij het aanvragen van een reisdocument. We vragen aan onze inwoners of ze dat willen ophalen of dat ze het liever bezorgd willen hebben. Daar zijn niet alleen inwoners maar zelfs ook collega’s verrast over. En dat doen we al twee jaar! Maar ook hier is nog ruimte voor verbetering. Als je het van een afstand bekijkt, waarom moet je dan nog naar je eigen gemeente voor een reisdocument?”