Veranderen met oog voor de ‘Waterlandse maat’
De gemeente Waterland kreeg met de cloud readiness assessment van Centric inzicht in wat ze kan verbeteren om haar reis naar de cloud zo goed mogelijk te laten verlopen. Er is vooral wat te winnen in de organisatie, zo bleek. Zoals meer aandacht voor andere competenties en het veranderkundige aspect in projecten. Waterland vertaalt de inzichten uit het assessment in acties die passen bij de maat van de gemeente.
De Noord-Hollandse gemeente Waterland ligt aan de Gouwzee, tussen Amsterdam en Volendam. Het gemeentehuis staat in Monnickendam en de gemeente telt ruim 17.000 inwoners. “We zijn een kleine gemeente in een metropoolregio,” vertelt Tom van den Berg, teammanager Bedrijfsvoering. Samen met zijn collega’s Frank Schreutelkamp, strategisch adviseur bij het team Bedrijfsvoering, en Harm van Dommelen, informatiemanager, vertelt hij over de uitdagingen van de gemeente. Van den Berg: “We bieden dezelfde dienstverlening als een grote gemeente, met hetzelfde brede productenportfolio en met dezelfde eisen aan onder meer informatieveiligheid. Het wordt steeds lastiger voor ons om hier de goede mensen voor te vinden.” Het was de reden voor de gemeente om, een aantal jaar geleden al, te kiezen voor zoveel mogelijk cloud-tenzij. Van Dommelen: “Door het werk zoals het beheer van de IT uit te besteden aan specialisten die bij voorkeur niet bij ons in dienst zijn, kunnen wij ons focussen op waar wij als gemeente voor zijn: onze dienstverlening.”
Frank Schreutelkamp Strategisch adviseur team Bedrijfsvoering
Net op tijd voor de eerste lockdown
In 2019 plaatste de gemeente alle hardware buiten de deur. “Dat noemden we cloud, maar eigenlijk brachten we onze spullen on-premise bij de leverancier,” vertelt Schreutelkamp. Hij vervolgt: “We waren net op tijd, want alles was net over en toen kwam de eerste lockdown. We konden gewoon doorwerken, wat niet was gelukt als we alles nog in eigen huis hadden gehad.” Inmiddels heeft de gemeente diverse applicaties als SaaS in gebruik, zoals Centric Belastingen, Suites voor het Sociaal domein, HR-systeem Motion van Centric en een leerplicht-systeem van een andere leverancier. De migratie naar Centric Belastingen was de aanleiding om de cloud readiness assessment te doen, vertellen ze. Van Dommelen: “We waren hiermee bezig en toen vroeg Centric of we deze assessment wilden doen, om meer overzicht te krijgen in waar we als gemeente staan. Dat deden we graag, want hiermee hebben we inzichten gekregen die ons verder helpen bij het invullen van onze informatiestrategie.”
Harm van Dommelen Informatiemanager
Andere competenties
Wat leverde het assessment op? Niet zozeer technische, maar vooral organisatorische aandachtspunten, vertellen ze. Van Dommelen: “Met name in de besturing kunnen we nog het nodige verbeteren. Andere competenties zijn nodig, misschien zelfs een andere samenstelling van onze organisatie, om ervoor te zorgen dat de informatievoorziening goed blijft aansluiten bij de business.” Van den Berg: “Ons systeembeheer is al vervangen door een goed werkende servicedesk, daar zijn we best trots op. Functioneel beheer is een ontwikkelvak, want bij SaaS moet je een ander soort brug slaan tussen technologie en inhoud. Het gaat om meer dan kennis van een applicatie, het gaat ook om procesmatig werken, bijvoorbeeld. We zijn samen aan het ontdekken wat de inhoud van dit vak wordt.” Een ander inzicht uit het assessment is dat de verbinding met het management beter kan. Daar is meteen vervolg aan gegeven, vertellen ze. “We hebben de resultaten van het assessment gedeeld met directie en management, waardoor het hen duidelijker is geworden wat onze uitdagingen in de informatievoorziening zijn. En dat als je kiest voor SaaS, je werkt met duidelijke afspraken met je leverancier. Wat onder meer betekent dat niet alles wat je wilt, direct kan,” zegt Van den Berg. Overigens geldt die bewustwording voor de hele organisatie. Van den Berg: “Als je alles zelf doet, dan kun je vaak op het laatste moment nog dingen regelen. Dat soort konijnenpaadjes raak je kwijt. Je zit in een groter geheel, waarin alles strak in de processen loopt. En zo hoort het ook.”
Meer samenhang in de informatievoorziening
De inzichten uit het assessment worden gebruikt om het in 2022 gevormde strategische plan voor de informatievoorziening aan te vullen. Ook worden afspraken met de organisatie aangescherpt. Van Dommelen: “We startten bijvoorbeeld met projectmatig werken en uit het assessment blijkt dat we daar onze structuur iets strakker voor kunnen inrichten.” Ook wordt gewerkt aan een overkoepelende IT-architectuur, vertelt Schreutelkamp: “In het verleden is per team naar automatisering gekeken. In het kader van deze architectuur en het assessment proberen we nu naar het geheel te kijken. Allerlei systemen zijn tegenwoordig gekoppeld, we hebben te maken met landelijke voorzieningen… we willen ervoor zorgen dat onze automatisering meer één geheel wordt.” De gemeente is kortom bezig om de inzichten uit het assessment te vertalen naar acties die passen bij de “Waterlandse maat”, vertelt Van Dommelen. “We zouden natuurlijk best een projectenbureau met twintig mensen in huis willen hebben, maar dat gaat niet. In plaats daarvan gaan we aan de slag met de capaciteit die we hebben. Uit het assessment bleek bijvoorbeeld dat meer aandacht nodig is voor het veranderkundige aspect van onze projecten. We gaan onze projectleiders nu meer de ruimte bieden om dit in hun projecten op te nemen.”
Meer aandacht voor regie
Waterland heeft haar IT aan verschillende partijen uitbesteed. Sommige software wordt direct bij de softwareleverancier als een dienst afgenomen, zoals de belastingapplicatie bij Centric. Andere software, ook die van Centric, staat bij een externe IT-partner. “Het kost veel tijd om dit goed te managen. We hebben in het assessment onderzocht hoe we dit kunnen verbeteren,” zegt Schreutelkamp.
Van den Berg: “We hebben onszelf een kader opgelegd dat we zo min mogelijk applicaties voor vergelijkbare uitdagingen willen."
"Je breekt hier je nek over de koppelingen. Koppelingen zijn nodig, maar hoe minder hoe beter.” Daarnaast wil de gemeente haar rol als opdrachtgever en regisseur beter invullen. Van Dommelen: “Dat vraagt om heel duidelijke afspraken en goede communicatie. Zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en wij er niet tussen hoeven te zitten als onze partners het samen kunnen oplossen.” Er zal altijd een hybride situatie zijn, de gemeente kan niet alles uitbesteden, zegt Van Dommelen: “We streven ernaar om onze businessprocessen zoveel mogelijk in SaaS-oplossingen onder te brengen, zodat we de technische kant daarvan bij een IT-partner kunnen onderbrengen.” Schreutelkamp besluit: “Wij roepen altijd dat we ontzorgd willen worden. Dat wordt minder moeilijk, ik wil niet zeggen makkelijk, als onze IT-partners elkaar goed weten te vinden.” Het assessment heeft de gemeente handvatten gegeven om ook op het vlak van opdrachtgeverschap en regievoering verbeteringen door te voeren.
