MANAGED
EDI BIJ
NIPPON SEIKI

"Negen van de tien meldingen zie ik niet eens meer"

Op het kantoor van Nippon Seiki in Hoofddorp komen de Boeings – Schiphol ligt op een steenworp – indrukwekkend dicht voorbij vliegen. Vanaf de zevende etage runt het Japanse bedrijf in driver information systems de supply chain voor heel Europa. Aan het stuur daarvan Elwin Bolink, die vertelt over de keuze voor EDI en de samenwerking met Centric. “De persoonlijke benadering springt er echt uit”.

Wereldleider driver information systems

Sinds de oprichting van Nippon Seiki Co. Ltd. in Japan in 1946 is het bedrijf uitgegroeid tot een van de wereldleiders in driver information systems (zowel in ontwerp als productie) voor auto’s en tweewielers. Met een wereldwijd marktaandeel van ruim 10% voor auto’s en circa 40% voor tweewielers opereert de onderneming inmiddels vanuit 11 landen en hebben ze zo’n 14.000 medewerkers in dienst.


De vestiging in Hoofddorp fungeert als hoofdkantoor voor de Europese markt. Klanten zijn merken als BMW, Mercedes, Jaguar Land Rover, Honda en Volkswagen.

Dus vanuit dit kantoor bedient Nippon Seiki Europa?

“Ja. Het Nederlandse kantoor van Nippon Seiki in Europa is tevens hoofdkantoor. We werken met lokale verkoop- en engineeringkantoren dicht bij de klant en daaromheen een wereldwijd productienetwerk. Vanuit het hoofdkantoor worden HR, finance, supply chain, quality en systems gemanaged. Met ons supply chain-team in Hoofddorp managen we alle productstromen vanuit Azië naar onze klanten in Europa.”

Kun je een aansprekend voorbeeld noemen van een Nippon Seiki-product?

“Onze trots is toch wel de head-up display: die projecteert onder meer de snelheid en navigatie op de voorruit, zodat je je blik op de weg kunt houden. Binnen de groep is het nog een relatief kleine productlijn, maar in Europa wel met de grootste groei. En de mogelijkheden zijn eindeloos - nu al zie je de eerste augmented reality head-up displays komen. Die projecteren niet alleen statische informatie, maar bijvoorbeeld ook meebewegende pijlen die aangeven welke kant je op moet. Het is een heel leuke, complexe techniek waar we ook wel heel goed in zijn.”

Van displaytechnieken naar het uitwisselen van data...

Wat was voor jullie de aanleiding om over te stappen op EDI?

“Toen ik hier tien jaar geleden als supply chain-planner begon, waren er nog geen EDI-verbindingen. Maar met de opkomst van de head-up display en klanten als BMW waren we verplicht iets aan onze systemen te doen en ook aan de koppelingen met de klant. Want daarvóór – je kunt het je nu bijna niet meer voorstellen – deden we alles nog met e-mail en fax. Alle orders die dagelijks binnenkwamen, moesten handmatig ingevoerd worden. Ik was daar veel te druk mee en natuurlijk voegde het weinig waarde toe. Na de aanschaf van een ERP-systeem destijds gingen we op zoek naar manieren om ook iets aan die invoerkant te doen. En zo zijn we toen in contact gekomen met Centric”

Doel van EDI voor Nippon Seiki was dus: efficiënter werken

“Ja, maar daarnaast pakten we er een nog groter probleem mee aan: het risico op fouten. Het is heel makkelijk om te kijken naar hoeveel tijd je bespaart als je omschakelt van een handmatig naar een geautomatiseerd proces. Dat is ook belangrijk om de businesscase rond te krijgen. Veel moeilijker te kwantificeren is de gevolgschade van foute invoer, terwijl dat in deze industrie echt funest is. Wat bij ons pertinent niet mag gebeuren, is dat door een fout in de orderinvoer uiteindelijk de productielijn bij een van onze klanten stilgezet moet worden. Ten eerste resulteert dit in financiële boetes en ten tweede raak je een dusdanig groot stuk vertrouwen kwijt dat de kans op toekomstige projecten bij een dergelijke klant afneemt.”

Maar: ‘gewoon’ EDI bleek niet afdoende…

“Klopt. We groeiden hard, en zochten naar manieren om te professionaliseren. De oude situatie waarbij we EDI on premise hadden, was niet langer wenselijk. Dat betekende namelijk dat wij zelf de issues moesten oplossen. Wel met ondersteuning van Centric, maar wij voerden de regie tussen alle verschillende systemen en ketenpartners. Als zich een probleem voordeed, waar lag dan de oorzaak? Soms kwam het omdat de ene leverancier een update op de server had doorgevoerd zonder iedereen in de keten daarvan op de hoogte te stellen, met als gevolg dat de EDI-server stopte. Een andere keer omdat de klant zijn berichtspecificatie onaangekondigd had aangepast. En omdat goede monitoring ontbrak, kregen we dit soort problemen vaak te laat op de radar met klachten en boetes van klanten tot gevolg. Na signalering uit mijn team deed ik dan vaak een eerste analyse en ging daarmee naar Centric. Centric kon vervolgens niets doen om het op te lossen, omdat het probleem op de server van een andere partij speelde. Dergelijke situaties kunnen we ons niet veroorloven, want het leidt tot frictie en zorgt vooral voor veel verstoring en vertraging binnen het operationele proces.”

Wat was de oplossing?

“Centric was toen net met Managed EDI bezig, een nieuw product. Dat klonk ons eigenlijk wel als muziek in de oren, want het speelde precies in op onze behoefte van dat moment. De software draait niet meer bij onze hostingpartner, maar op een server van Centric. Zij hebben daar ook goede monitoring op - zodra zich een probleem voordoet, wordt het meteen gespot. Negen van de tien meldingen zie ik niet eens meer. En met minder verstoringen in de operatie, hebben we ook minder verlies van kostbare tijd en minder foutmeldingen van onze klanten.”

Wat betekent dit voor jou als supply chain-manager?

“Omdat ik degene was die de EDI-verantwoordelijkheid droeg, betekende het voor mij dat ik die taken operationeel kon loslaten. Dat ik tijd vrij kon maken om waardevollere dingen te doen. Ook zijn onze klanttevredenheidscores omhoog gegaan, de impact daarvan spreekt voor zich. En dat merkten we eigenlijk direct, sinds het ging draaien.”

Waarom Centric in dit project?

“Toen we voor EDI kozen, waren we nog een relatief kleine speler en waren de grotere, gevestigde EDI-leveranciers vanuit kostenperspectief niet geschikt. Maar de reden waarom we nu met Managed EDI nog steeds bij Centric zitten, is de persoonlijke benadering. Die springt er echt uit. Ik heb weleens met externe partijen te maken van EDI-serviceproviders van klanten, en dan kan het zomaar gebeuren dat je met een callcenter op de Filipijnen aan de lijn zit, en het volgende moment met iemand vanuit de VS. Van afdeling naar afdeling ga je de hele wereld over, en elke keer kun je je verhaal opnieuw vertellen. Bij Centric hebben we altijd een vast team waar we op terug kunnen vallen. Zij kennen onze business en weten wat we bedoelen. Ik kan heel open discussies met ze voeren over de service. Inhoudelijk, maar ook over de prestaties. De medewerkers van de eerste lijn kennen ons ook. En komen we er niet uit, dan wordt er meteen geschakeld naar de tweede of derde lijn. We merken dat de medewerkers daar ook goed ingewerkt worden en onze business kennen. Daarbij is iedereen heel benaderbaar en prettig om mee samen te werken. Dat zijn voor ons nog steeds de allerbelangrijkste punten.”

Hebben jullie nog wensen voor de toekomst?

“Ik wil nog meer ontzorgd worden. Dat zou voor mij wel de volgende stap zijn in de dienstverlening. Waar wij nu bijvoorbeeld nog de klachten - áls er dan een keer wat misgaat - zelf ontvangen en als een incident doorzetten naar Centric, zou ik graag willen dat die incidenten rechtstreeks naar Centric gaan. Ik snap dat daar wel wat complexiteit aan vooraf gaat, want hoe ga je dat financieel en contractueel borgen? Als Centric rechtstreeks met onze klanten gaat praten, vergt dat wel een andere constructie. Kijk, EDI is een van de voorwaarden om überhaupt meer wereldwijd te kunnen werken en om onze marges – die in de automotive industrie nu eenmaal dun zijn – op een goed niveau te houden. Maar we willen er niet onze tijd in stoppen, dat kunnen de consultants van Centric ook veel beter. Dus laat hen de eerste analyse ook maar doen.”