Vijf voordelen van digitaal samenwerken


Welke mogelijkheden biedt digitaal werken nou echt?

1 Samenwerking verbeteren

Stelt u zich eens voor…

Een medewerker krijgt de opdracht een spoeddocument op te stellen. Voor dit document is input nodig van interne en externe belanghebbenden. Het document wordt via de mail rondgestuurd en er worden individuele meetings en groepssessies ingepland met medewerkers die op kantoor zijn. Ook worden er aparte calls ingeroosterd met externe teamleden die moeite hebben om toegang te krijgen tot de informatie/documentatie die zij nodig hebben. Over en weer zijn er veel meningsverschillen. Uiteindelijk worden er wijzigingen in het document doorgevoerd. Ook wordt er een tweede run meetings ingepland om het document af te ronden. Uiteindelijk is iedereen het met elkaar eens, maar helaas, de deadline is verstreken.


  • U verspilt tijd door te zoeken in verschillende apps en bestanden.
  • Overtollige informatie en gaps ontstaan door verschillende informatiebronnen te hanteren.
  • U kunt deadlines missen door inefficiënt samen te werken.

Digitaal werken met Microsoft Teams

De medewerker begint aan het spoeddocument door een centrale samenwerkingsplek in te richten. Op die plek kan het team alle projectmaterialen opslaan. De teamleden gebruiken een combinatie van kanalen om bestanden te delen, vragen te stellen en over ideeën te brainstormen. Hiervoor gebruiken ze voice chat of HD-video. Door het instellen van een centrale plek, blijft het team goed georganiseerd en kunnen teamleden snel tot overeenstemming komen, de deadline halen en de hoogste businessimpact realiseren. SharePoint is de motor van Teams. De kanalen die worden aangemaakt met daarin de geüploade bestanden, worden een-op-een overgezet in SharePoint. Door de bouwblokken succesvol in te richten, ontstaat overzicht en voorkomt u dubbel werk.


  • U houdt mappen, bestanden en conversaties op een eenvoudig te benaderen locatie.
  • U kunt real-time communiceren en de berichten blijven gekoppeld aan de documenten.
  • U gebruikt berichten, voice chat of HD-video om te communiceren.

2 Productiviteit verhogen

Stelt u zich eens voor…

De afdelingsmanager heeft hard aan een document gewerkt en verwacht van zijn team input en feedback. Hij stuurt daarom een mail naar alle teamleden. Elk lid downloadt het document om zijn of haar input te verwerken. Leden die aan dezelfde onderdelen werken, moeten op elkaar wachten tot ze klaar zijn met het updaten van het document. De manager plant meetings in om alle input en feedback helder te krijgen. Alle informatie wordt vanuit de verschillende documenten verzameld en in één document verwerkt.


  • Teamleden moeten wachten tot de andere leden klaar zijn.
  • Informatie wordt gedeeld binnen verschillende berichten, waardoor er fouten kunnen ontstaan.
  • U bent tijd kwijt aan het ophelderen van de input.

Digitaal werken met OneDrive

De afdelingsmanager vraagt een teamlid input en feedback op een document te geven. Dit teamlid maakt een feedbackrapport in de werkplaats van het gedeelde team. Het hele team krijgt automatisch toegang. Vervolgens houden ze een online sessie, waarin ze het document co-editen. Ook beantwoorden ze elkaars vragen in real-time. Daarna ronden ze het document gezamenlijk af. De manager beoordeelt en keurt één versie in één document, voordat hij die doorstuurt naar de volgende bijdrager.


  • U werkt real-time aan documenten.
  • Opmerkingen zijn te plaatsen en editen in één document.
  • Het afgeronde document bevat alle benodigde informatie bevat.

3 Kennisdeling stimuleren

Stelt u zich eens voor...

Een medewerker heeft de taak een organisatie breed initiatief uit te rollen. Hiervoor is het noodzakelijk om te communiceren met belanghebbenden, verspreid over de verschillende bedrijfsonderdelen wereldwijd. Er worden mails verstuurd en conference calls georganiseerd, maar het is lastig medewerkers goed te informeren. De feedback die terugkomt via mail is schaars en de initiatiefhouder is onzeker of zijn initiatief wel voldoende draagvlak heeft. Updates van bijbehorende documenten zijn verspreid en veelal begraven in verschillende mails. Medewerkers beschikken niet altijd over de laatst geüpdatete versie. Tijdens de implementatieperiode worden verschillende onderdelen opgeleverd aan de organisatie en beginnen de medewerkers ermee te werken.


Hoe goed dit aanslaat binnen de organisatie en of de onderdelen ook echt gebruikt worden, is onbekend. Om achter deze informatie te komen, kan hij verschillende rapportages laten opstellen uit de verschillende systemen. De initiatiefhouder worstelt met het prioriteren van de feedback en om te achterhalen wat er speelt binnen de organisatie. Met als resultaat dat het initiatief niet succesvol is.


  • U kunt de haalbaarheid niet goed meten van nieuwe initiatieven.
  • Documenten worden begraven in mail.
  • Het is een uitdaging top-down en bottom-up te communiceren.

Digitaal werken met Yammer

Het initiatief wordt met alle stakeholders gedeeld op het organisatie brede sociale netwerk. Dit netwerk maakt de hele organisatie toegankelijk en bereikbaar voor het delen van informatie. Iedere belanghebbende kan aan het initiatief bijdragen door ideeën, processen en uitdagingen te beschrijven. Betrokkenen hebben automatisch toegang tot de laatste versie van documenten. Bovendien blijft informatie bewaard en kan dus ook door (nieuwe) collega’s eenvoudig worden gebruikt. Met behulp van polls en opmerkingen kan de initiatiefnemer bijhouden hoe het initiatief wordt ontvangen binnen de organisatie. Door vragen te beantwoorden wordt gezorgd dat alle belanghebbenden op één lijn zitten, overal, cross-device. De impact van het initiatief is succesvol onderzocht, is bekend gemaakt en de betrokken community is gecreëerd.


  • U krijgt eenvoudig feedback op nieuwe initiatieven.
  • U hebt informatie voor alle betrokkenen op één plek.

4 Datagedreven werken

Stelt u zich eens voor...

De IT-manager staat voor een grote implementatie van een nieuw systeem. Tijdens de implementatieperiode worden verschillende onderdelen opgeleverd aan de organisatie en beginnen de medewerkers ermee te werken. Hoe goed dit aanslaat binnen de organisatie en of de onderdelen ook echt gebruikt worden is onbekend. Om achter deze informatie te komen, kan hij verschillende rapportages laten opstellen uit de verschillende systemen om hier een antwoord op te krijgen. Deze rapportages zijn, omdat ze uit meerdere bronnen en uit ruwe data bestaan, erg complex om te ontwikkelen. Hierdoor worden de kosten hoog en is het risico op onvolledige of onjuiste data groot.


  • Het is complex om informatie inzichtelijk te krijgen (met als gevolg hoge kosten).
  • Er is een hoog risico dat de informatie onvolledig is.
  • U hebt weinig mogelijkheden om tijdig op een betere uitkomst te sturen.

Digitaal werken met Power BI

De IT-manager gebruikt van Power BI en al bestaande bronnen van gestructureerde data. Vervolgens kan hij hiermee gemakkelijk en snel real-time informatie opvragen over de activiteiten binnen op de Office 365-omgeving. Op basis van deze informatie kan hij eventueel extra trainingen inplannen of communicatie opstellen over onderdelen die te weinig gebruikt worden.


Hij kan de successen die geboekt zijn gemakkelijk met de organisatie delen en inzichtelijk maken voor de directie.


  • U hebt gestructureerde bronnen uit de Office 365-omgeving.
  • U hebt een tool om deze gestructureerde bronnen gemakkelijk en snel inzichtelijk te maken in de vorm van Power BI.
  • U kunt op basis van data gevalideerde keuzes maken.



5 Complexiteit reduceren

Stelt u zich eens voor...

Elke dag krijgt de administratie honderden e-mails met bijlagen van facturen. Deze moeten ze handmatig opslaan en verplaatsen naar de juiste folders - een tijdrovende klus. Automatiseren kan, maar daar moet de IT-afdeling voor ingeschakeld worden die hier meestal geen hoge prioriteit aan geeft. Ook als er later aanpassingen nodig zijn, moet de administratiemedewerker wachten tot de afdeling IT tijd heeft.


  • U moet veel repeterende acties uitvoeren.
  • Er is veel druk op de IT-afdeling.
  • U moet wachten op de IT-afdeling.

Digitaal werken met Flow

Een administratief medewerker kan via de Office 365-omgeving het proces automatiseren en verschillende bronnen met elkaar verbinden. Veelvoorkomende activiteiten kunnen daarmee door de gebruikers zelf geautomatiseerd worden. Dit neemt de druk op de IT-afdeling weg en geeft de administratiemedewerkers meer controle over hun eigen werkzaamheden.


  • U kunt data tussen verschillende applicaties synchroniseren.
  • U maakt gebruik van een intuïtieve applicatie die zelf repeterende activiteiten kan automatiseren.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de voordelen van digitaal werken met oplossingen van Microsoft? Laat uw gegevens achter via dit contactformulier.