Inspiratiesessie
Microsoft voor
g
emeenten

Op 6 mei organiseerden Centric en Microsoft de Inspiratiesessie voor gemeenten bij Microsoft op Schiphol. Deelnemende gemeenten werden rondgeleid in het prachtige Experience Center en bijgepraat over de digitale werkplek van de toekomst. In dit artikel een korte samenvatting van de presentaties. Ook vragen we de gemeenten in hoeverre zij bezig zijn met digitaal werken en of de Modern Workplace past bij hun organisatie.

Digitalisering overheid met Microsoft door Emily Glastra, director Public Sector Microsoft

Digitale transformatie is essentieel om steden, dorpen en burgers te ondersteunen. Want met een integrale aanpak kunnen meer burgers worden betrokken. Door de gemeentelijke operatie te optimaliseren, de medewerker te voorzien van een moderne werkplek en de stad te zien als een systeem van systemen, is empowerment mogelijk en wordt de digitale transformatie een feit. Daarbij moeten we rekening houden met de kaders voor passend cloud-gebruik.

Microsoft wil met de Nederlandse overheid het samenwerkend vermogen binnen de overheid verbeteren. Het bedrijf wil het vertrouwen en de kennis vergroten en bijdragen aan de digitale veiligheid en weerbaarheid van Nederland. Daarom heeft Gemeentelijke Telecommunicatie (GT) samen met Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) een aantal voordelen vastgelegd bij de aanschaf en het gebruik van Microsoft-producten en -diensten voor de werkplek.

Shift to a Modern Workplace door Hans van der Meer, Microsoft 365 business group leader

Volgend jaar werkt 72 procent van de medewerkers op afstand, dus vanuit huis of een andere locatie. Met als gevolg dat er cyberthreats ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan zwakke wachtwoorden of Shadow IT. Om medewerkers te helpen veilig en op afstand te werken, is er Microsoft 365.


Hans vertelt in zijn presentatie Shift to a Modern Workplace over de overheidswerkplek, powered by Microsoft 365. Deze werkplek voor de overheid behelst meer dan de implementatie van software alleen. Want ook threat protection en information potection voor de cloud en apps moeten goed geregeld zijn.

In Microsoft 365 zit allerlei functionaliteit die veel toevoegt aan productiviteit, security en toegankelijkheid. Neem bijvoorbeeld het gebruik van leeshulpmiddelen in Word, waarbij teksten uitgelicht kunnen worden om het contrast voor mensen met dyslexie te verbeteren. En samenwerken wordt een stuk makkelijker met geïntegreerde Office 365-apps, zoals Teams. Vanuit Teams kan ook gecommuniceerd worden met inwoners, bijvoorbeeld met Kaizala; een app die lijkt op WhatsApp. Ook biedt Microsoft 365 kunstmatige intelligentie. Zo kunnen berichten automatisch worden vertaald en is het mogelijk de agenda tips te laten geven over op welke momenten u nog tijd heeft.

Gemeente in de cloud; de evolutie in software en licenties door Danny Gelens, licensing consultant bij Centric

Aan de hand van de historie van Microsoft-software laat Danny zien dat de ontwikkelingen steeds sneller gaan waardoor zowel IT als de organisatie zich sneller moet aanpassen. Maar ook de manier waarop mensen werken veranderd van individueel naar steeds meer in teamverband werken. Met Office 2010 kwam deze ontwikkeling in een stroomversnelling, maar dit systeem is alweer twaalf jaar oud. De onderhoudskosten van Office 2010 lopen op en Microsoft stopt met de ondersteuning in 2020. Bovendien worden steeds meer licenties op abonnementsbasis afgenomen in plaats van transactioneel.


Danny blikt terug op (bijna) één jaar AVG-wetgeving; waar staan we nu en wat zijn de ontwikkelingen? Het aantal datalekken dat wordt gemeld is hoog en wordt in veel gevallen veroorzaakt door gebruikersfouten. Volgens hem is het nu tijd de AVG goed te regelen met Microsoft 365.

Dit is een intelligente oplossing, waarmee iedereen creatief en veilig kan samenwerken. Het systeem bestaat uit Office 365 Enterprise, Windows 10 Enterprise en Enterprise Mobility + Security en er zijn verschillende licenties, namelijk E3 en E5. Het verschil zit hem voornamelijk in de mate van complianceenbeveiliging. VNG heeft met Microsoft afspraken gemaakt over deze licenties en de contractvorm, maar daar zijn wel voorwaarden aan verbonden.


Uniek aan deze contractvorm is dat de licentiekosten budgetteerbaar zijn voor een periode van vijf jaar en het Nederlands recht van toepassing is. Wilt u overstappen? Zorg dan dat u er snel bij bent, want volgend jaar eindigt het support van Windows 7 en SharePoint 2010.

Werken en samenwerken met Microsoft 365 in het publieke domein door Willam van Weelden, business development manager bij Centric

Werken en samenwerken met Microsoft 365 in het publieke domein door Willam van Weelden, business development manager bij Centric.


Willam gaat tijdens zijn sessie in op de veranderingen in de digitale werkplek voor de overheid, in combinatie met de mogelijkheden die onder andere Microsoft aanbiedt. Wist u dat bijvoorbeeld een WhatsApp-bericht met een vraag aan de gemeente valt onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)? Zo’n bericht wordt namelijk beschouwd als een document. Dit betekent dat alle communicatie tussen medewerkers én met ketenpartners opvraagbaar is.

Door slim gebruik te maken van eDiscovery in Office 365 en samenwerking in Teams, heeft u volledige controle over en inzicht in documenten, gesprekken en e-mails.


Verder vertelt Willam dat het koppelen van Microsoft 365 aan het zaaksysteem en DMS de verbindende schakel is die taakspecifieke applicaties verbindt aan de samenwerkomgeving. Archiefwaardige documenten brengt u eenvoudig over, zodat u het beste heeft van twee werelden: expertise vanuit een taakspecifieke applicatie en samenwerking vanuit Microsoft 365.

Digitale transformatie met een Microsoft 365-implementatie en -adoptie door Jaap Nieuwenhuijzen en Richard Kouwenberg, consultants bij Centric

Dat een Microsoft 365-implementatie slaagt, is niet vanzelfsprekend. Een goed idee leidt namelijk niet altijd tot gebruikersacceptatie. Daarom hebt u naast een technische implementatie en releasekalender een user adoption-plan nodig. De organisatie zelf en de medewerkers hebben niets aan nieuwe functionaliteit als die niet zijn ingepast in de processen en werkwijzen. Het is daarom verstandig een visie op papier te zetten en een roadmap te maken met een prioritering van de scenario’sen een definitie vansuccescriteria. Op de roadmap geven we communicatie vorm, identificeren we de risico's op het vlak van veiligheid en AVG en benutten we de mogelijkheden van Microsoft 365 voor dataclassificatie. Bijhet bepalen van de acties is het belangrijk bewust te zijn van de dominante organisatieperspectieven.

Zijn veranderingen strategisch gedreven of komen ze vanuit de ICT-Infrastructuur? We onderscheiden drie niveaus voor het toepassen van Office 365:persoonlijk, samen en organisatie. Op de hele roadmap onderscheiden we de fases awareness, definitie & design, realisatie en beheer. In het adoptietraject vinden in elke fase activiteiten plaats. In de awarenessfase kunt u bijvoorbeeld een value discovery-workshop of een Customer Immersion Experience (CIE) geven. In de realisatiefase is er dan weer meer behoefte aan een user story-sessie en een governance-workshop. Microsoft 365 helpt u kritisch te denken en te evalueren. Bovendien kan het systeem de samenwerking en communicatie verbeteren en creativiteit stimuleren en ondersteunen.

Modern workplace

De Microsoft 365-suite werd gedreven vanuit IT-perspectief. Maar met de kennis en kunde die medewerkers tegenwoordig van technologie hebben, is de beheerstrategie vanuit het IT-gedachtegoed niet meer van toepassing. Hiermee gaan de volgende drie uitdagingen gepaard: het voorkomen van schaduw IT, het verkleinen van de technologische generatiekloof en het voldoen aan wet- en regelgeving.


Voor de IT-afdeling is het een uitdaging om de nieuwste technologie te faciliteren en tegelijkertijd veiligheid te waarborgen. De ideale situatie is het vinden van balans tussen productiviteit van medewerkers en voldoen aan regelgeving, zoals de AVG. Een alternatieve denkwijze is hierbij van belang: accepteer dat u geen grip meer hebt op wat medewerkers downloaden.

Medewerkers bewustmaken van de keuze in applicaties in Office 365 is een manier om schaduw IT te verminderen en de technologische generatiekloof te verkleinen. Artificial Intelligence helpt eindgebruikers binnen uw organisatie veiliger te werken. De functionaliteit in Office 365 is zo ingericht dat ze aan de wet voldoen met oplossingen, zoals Office 365 Enterprise Mobility en Azure Information Protection.

In de moderne werkplek is er ruimte voor controle én vrijheid van werken voor diverse generaties. Betrokkenheid en motivatie zijn de belangrijkste elementen waardoor medewerkers aan de slag gaan met applicaties.

Waar staat u in de digitale roadmap
naar een Modern Workplace?

We vragen de deelnemende gemeenten of zij bezig zijn met digitaal werken en hoe de Modern Workplace past bij hun organisatie.

GR IJsselgemeenten

Michael Buijs, systeembeheerder

"Ik vond het interessant. Ik zie dat Centric volop bezig is met Microsoft om de ideale werkplekomgeving aan te bieden. Gemeenten zouden het wiel niet opnieuw moeten uitvinden. Ze hebben een partner nodig, zoals Centric, die de weg weet in deze complexe materie met veel valkuilen. Het is lastig te bepalen wat er al is en wat er nog moet gebeuren op de roadmap naar een Modern Workplace."

Gemeente Westland

Karel Alleblas, Senior medewerker ICT

"Gemeente Westland is goed op weg naar een Modern Workplace. Op basis van een flexibel werkplekconcept kijken we naar hoe we nieuwe functionaliteiten kunnen aanbieden. Het vernieuwen van het Westlandse werkplekconcept staat op de roadmap voor dit jaar. We blijven de ontwikkelingen in de markt actief volgen. De ambitie is om een flexibele en wendbare organisatie te worden die goed en snel inspeelt op de vragen en ontwikkelingen."

Gemeente Alphen aan den Rijn

Ronald de Ruijter, Coördinator team Functioneel en Gegevensbeheer

"Ondanks dat we al goed op weg zijn als gemeente Alphen aan den Rijn, hebben we voldoende aanknopingspunten gehoord waarmee we aan de slag kunnen. We willen namelijk een innovatieve, toonaangevende, digitaal vaardige, wendbare gemeente zijn, waar het goed geregeld en ook leuk werken is! Maar we ervaren een digitale kloof tussen medewerkers, en we hebben te maken met wet- en regelgeving die vertragend werkt. Desondanks zeg ik tegen alle gemeenten: vooral doen, toon lef!"

Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Roy Berghout, Informatiemanager

"Wij zitten bij de 20 procent van gemeenten die al behoorlijk op weg is. Ons zaaksysteem draait al op Office 365. Dit komt de integratie ten goede. We hebben onze oude Exchange vervangen door de cloud, waardoor er performancewinst is. Ook hebben we al een user adoption-traject gedaan met de uitrol van 160 Microsoft-laptops en gebruikerstrainingen.

Ik zou andere gemeenten zeker aanraden het avontuur aan te gaan."

Steeds meer gemeenten kijken naar cloud-based werkplektoepassingen. Het is belangrijk dat het gebruik van deze producten en diensten in lijn is met wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van privacy en security. Met de specialisten van Centric en de oplossingen van Microsoft weet u zeker dat u goed wordt begeleid naar de beste digitale werkplek. Centric plant dit jaar sessies in verschillende regio's waar gemeenten meer informatie krijgen over de mogelijkheden van Microsoft.

Stuur een bericht om te praten over de mogelijkheden voor uw organisatie.