5 tips office 365


Haal het maximale uit de tools van Microsoft

Microsoft voorziet haar klanten jaarlijks van meer dan 500 updates. Die bevatten tal van vernieuwingen, verbeteringen en uitbreidingen die u helpen uw doelstellingen te bereiken en productief aan de slag te blijven. Maar al die veranderingen gaan niet vanzelf en door het grote aantal updates is het soms lastig bij te benen. De juiste ondersteuning van een Office 365-expert biedt uitkomst. Van de impact van updates tot het veilig gebruik van Office: vijf tips om het maximale uit de tools van Microsoft te halen met de deskundige hulp van uw IT-partner.

1. Hoe blijft u op de hoogte van alle veranderingen?

U kunt natuurlijk zichzelf op de hoogte houden via het Admin Center, de Roadmap-site, de Communities, de Blogs en de events van Microsoft. Handiger is het om dit aan een partner over te laten die volledig op de hoogte is van alle wijzigingen en een vertaling voor u maakt naar functionele behoeften en mogelijkheden en deze via een informatieportaal met u deelt. Inclusief een planning, zodat u direct de volgende stappen kunt inschatten. Bij geplande releases blijft er dan meer tijd over voor communicatie en testen.

2. Hoe zorgt u dat alles goed blijft werken?

Het is noodzakelijk de IT-omgeving in kaart te brengen en te bewaken. De rollen van architecten, experts en servicemanagers worden hierbij steeds belangrijker. Het gaat niet alleen om Office 365. Steeds vaker gaat het om specifieke processen die ingericht zijn en om integraties met andere applicaties. Door voortdurende aandacht voor governance, kennisborging, duidelijke testprocedures en regie tijdens het beheer, kunt u ervan op aan dat Office 365 optimaal blijft presteren. Daar hoort een andere beheerovereenkomst bij. Niet gericht op monitoring, maar een slimme en meetbare vertaling voor de kwaliteitsniveaus die u stelt voor uw complete IT-omgeving.

3. Kunt u de impact van updates managen?

De technische impact minimaliseert u door afspraken te maken over pro-activiteit en governance. Maar de nadruk zal veel meer moeten liggen op de functionele impact voor de gebruikers van Office 365. U kunt ze helpen door roadmap-, inspiratie- en adoptiesessies te laten houden. Tijdens adoptiesessies worden gebruikers voorbereid op veranderingen en raken ze geïnspireerd. Zo laat u ze inzien hoe nieuwe functionaliteiten direct bijdragen aan hun persoonlijke doelen.

4. Hoe stelt u gebruikers op de hoogte van veranderingen?

Tijdens implementaties van werkplekken en intranetten is de afdeling Communicatie vaak betrokken, maar daarna meestal niet meer. Wilt u voorkomen dat iets wegzakt, dan zult u erover moeten blijven communiceren. Het beheerteam moet daarom een levend communicatieplan opstellen voor alle afdelingen en gebruikmaken van eerder ervaringen tijdens implementaties. Door het gebruik van de Office 365-onderdelen te monitoren, kan een partner met u meedenken over de beste manier om nieuwe ontwikkelingen te delen met de verschillende doelgroepen.

5. Hoe zorgt u dat Office 365 veilig wordt gebruikt?

Security is één van de belangrijkste pijlers en aandachtspunten van Microsoft. Daarom verschijnen er geregeld nieuwe uitbreidingen en tools, zoals Office 365 Threat Intelligence en Office 365 Advanced Data Governance. Dat zijn handige controlemiddelen. Daarnaast is het aan te raden om alle aspecten van veiligheid te borgen bij één aanspreekpunt. Centric hanteert daarvoor de vier C’s:

  • Compliancy: het vastleggen van veiligheidseisen
  • Continuity: de beschikbaarheid van data
  • Controls: de tools van partners zoals Microsoft en Centric
  • Communication: afspraken met leveranciers

Wilt u meer weten over proactief beheer van Office 365? Neem contact op met Floris van Dijk, accountmanager