Moderne werkplek


"Ik zie Office 365 als exponent van de vierde industriële revolutie"

Microsoft Productmanager Coen Nijkrake

Een mens is (g)een eiland: hoe Microsoft ons slimmer samen laat werken

Socializen, communiceren en uitwisselen zitten in ons DNA. En dus leek het een logische keuze om ‘muffe’ werkruimten waar medewerkers, omringd door vergeelde familiekiekjes, langzaam versmolten met hun bureaustoel, te verruilen voor open kantoortuinen. Creatieve hubs waar informatie en ideeën vrijelijk kunnen worden gedeeld. Alleen: het werkt niet.

Uit internationaal onderzoek blijkt dat de productiviteit op kantoortuinen sneller achteruit holt dan Verstappen vooruitgaat. Bovendien maken ‘kantoortuinbewoners’ meer fouten, stijgt het ziekteverzuim en dalen de kwaliteit van de communicatie en het concentratievermogen. Uh oh. Gelukkig is de redding nabij, want socializen, communiceren en kennis delen kun je ook in een omgeving die wél de kans biedt ‘ouderwets’ te focussen…

Exponent van de 4e industriële revolutie

Die werkplek is Microsoft Office 365, waarmee medewerkers prettig en plaats-onafhankelijk kunnen samenwerken. “Ik zie Office 365 als exponent van de vierde industriële revolutie,” vertelt Microsoft Productmanager Coen Nijkrake. “Die is rond 2015 losgebarsten, want toen begonnen we als samenleving steeds meer data te vergaren en konden we bijna alles wat we analoog deden door digitale alternatieven vervangen.

Bijvoorbeeld dankzij mobiele apps, maar ook door de opkomst van Internet of Things, artificial intelligence en robotica. Een aantal bedrijven – fakkeldragers van de vierde industriële revolutie – hebben in een vroeg stadium een digitaal businessmodel ontwikkeld, waarmee ze traditionele organisaties onder druk zetten. Hoewel niet elk bedrijf helemaal voorop kan lopen, denk ik dat we allemaal iets met deze ontwikkeling moeten.”

De boodschap

Ook als familiebedrijf of zolderkamer startup moet je dus nadenken over de vraag hoe je meekunt. ”Het roer hoeft niet altijd radicaal om, maar je dient wel rekening te houden met voortschrijdende digitalisering. Omdat het je hoe dan ook zal raken. Negeer de trends en een concurrent of nieuwe speler gaat ermee aan de haal. De boodschap is dus eigenlijk; je moet mee, maar niet per se als revolutionair. Meebewegen is trouwens ook leuk en kan veel opleveren, want het biedt kansen om je bedrijfsvoering slimmer en mensgerichter in te richten. Wij noemen dat ook wel empower your employees; met Office 365 werken mensen autonomer, hebben ze meer zelf in de hand en kunnen ze meer bepalen.

Dat vergt wel interne transparantie. Pas als je medewerkers toegang tot de juiste data biedt, kunnen ze beter en sneller beslissen. Microsoft streeft dan ook naar openheid – data moet heen en weer kunnen stromen – maar wel met de juiste safeguards. Mensen en platformen moeten worden beschermd. Tegen kwaadwillenden. En tegen menselijke fouten. Als ik onze jaarcijfers voor de publicatiedatum extern probeer te delen, is een melding dat dit geen goed idee is wel zo handig. Binnen Office 365 zijn dan ook robuuste security en compliance tools geïntegreerd.”

Tot ziens, team. Hallo, wereld!

Volgens Nijkrake is het faciliteren van samenwerking de belangrijkste feature van Office 365. “Samenwerken is key. Sommige sectoren zijn daar al best ver in. Kenniswerkers werken nu al twee keer zoveel samen als vijf jaar terug. En steeds meer organisaties experimenteren met holacracy/agile achtige constructies, waarbij de grenzen van functies vervagen. Ik denk dat we traditionele organisatiestructuren langzaam moeten loslaten.

In het verleden werkte je binnen een team. Nu zie je dat samenwerking over teams heen gaat. Met internen, met externen. En dat is wat wij willen faciliteren. Zo staat data – documenten en andere content – op een centrale plek, zodat iedereen er tegelijkertijd in kan werken. Dat werkt inmiddels zo intuïtief dat medewerkers snel niet anders meer willen. De cloud verbindt alles en iedereen. Dus ook de mensen met wie je samenwerkt.”

Focus time

Als het over samenwerken gaat, gaat het ook over Microsoft Teams, een jonge loot aan de Office 365 boom. Nijkrake: “Teams is geïnspireerd door de manier waarop de nieuwe generatie wil werken. Chatten in plaats van mailen bijvoorbeeld. En productiviteit op alle apparaten, inclusief smartphone. In Teams vind je alles wat je nodig hebt, zonder te switchen tussen allerlei losse apps en programma’s. Dat is een groot voordeel, want elk switchmoment is een potentieel afhaakmoment. Even een chat checken op je mobiel, kan je concentratie al flink verstoren.

Wat wij willen, is mensen focus time bieden. Ik zie dat als de opvolger van timemanagement. Het gaat er niet zozeer om hoe je je tijd indeelt, maar in welke mate je ongestoord kunt focussen op wat je wilt doen. Met Teams kun je collega’s direct contacten en informatie met ze delen. Alle gebruikers hebben toegang tot wat er is gezegd, gedaan en afgesproken. Dat is handig voor bestaande teamleden, maar ook als er een nieuwe collega bijkomt. Vroeger moest je dan allerlei informatie op papier of via de mail delen. Nu heeft die collega meteen toegang tot alles wat er ooit besproken is.”

Aanwakkeren creativiteit

In Teams zijn alle Office producten geïntegreerd. “Denk aan Word, PowerPoint, Excel en je agenda. Maar ook third parties kunnen apps toevoegen. Gebruik je als designer de Adobe beeldbank? Dan heb je toegang via Teams. Mede onder impuls van onze nieuwe CEO werken we meer met open source en stellen we ons platform open voor externe ontwikkelaars, zodat we samen de beste ervaring voor klanten kunnen realiseren. Nu we het toch over een beeldbank hebben: Office 365 wakkert ook de creativiteit aan dankzij de inzet van artificial intelligence.

Als mens maken we het verschil door ons creatieve talent en het vermogen om verbanden te leggen. Dat proberen we te stimuleren. Zo kun je op verschillende manieren interacteren. Bijvoorbeeld met een pen op een touchscreen. Dus als je een ideetje hebt, hoef je geen notitie te maken, maar leg je het digitaal vast. Alles wordt gesynchroniseerd, zodat je kunt voortborduren op ideeën van collega’s. En andersom. Een ander voorbeeld van ‘creatieve AI’ is PowerPoint; als je een presentatie maakt voor een event in Amsterdam, zie je meteen plaatjes die bij Amsterdam passen. Dat scheelt tijd.”

“Harder werken is vaak geen optie”

Die focus op slimmer werken, zit nog op een andere manier ingebakken. Nijkrake: “Ja, via MyAnalytics. Het idee is dat we eigenlijk niet meer harder kunnen werken, want we zitten allemaal zo’n beetje aan onze max. Maar er zijn wel momenten dat je jezelf afvraagt of je inderdaad zo effectief bezig bent als je hoopt. Had ik die meeting fysiek, virtueel of niet moeten bijwonen? Doe ik de juiste dingen? Binnen 365 ontvang je via MyAnalytics elke week een overzicht van wat je hebt gedaan en met wie je contact hebt gehad. Ik heb daar zelf veel uitgehaald. Zo bleek ik in een week tijd vier keer met dezelfde collega in een meeting te hebben gezeten. Dat had misschien ook in twee sessies gekund. En als je ontdekt dat je tijdens een vergadering veel hebt zitten mailen, kun je je afvragen of je die wel had moeten bijwonen.

Ik probeer daar nu bewuster mee om te gaan. Bijvoorbeeld door te bedenken wat ik aan een meeting kan bijdragen, voordat ik een verzoekje accepteer. Als het antwoord ‘weinig’ is, kan ik mijn tijd wellicht beter anders besteden. Dat slaat ook weer terug op het begrip focustijd: als je voor 20% op een meeting aanwezig bent, is de focus laag. Daar schiet niemand veel mee op. Een andere manier om effectiever te werken is door MyAnalytics te pinnen in Outlook. Je krijgt dan inzicht in je inbox en ziet bijvoorbeeld welke mails nog opgevolgd dienen te worden. Met Office 365 werk je dus slimmer en prettiger samen, of je nu op een kantoortuin werkt, thuis of in de trein.”